De banden pechservice van Truck Tyre Assist transformeren met Odoo ERP

De uitdaging

Truck Tyre Assist (TTA) is een Nederlandse pechhulpdienst die 24/7 bandenservice levert aan vrachtwagens zwaarder dan 3,5 ton in 20 Europese landen. Met de diensten Mobile en Stop & Go werkt Truck Tyre Assist samen met lokale partners en mobiele monteurs om vrachtwagens zo snel mogelijk weer op weg te helpen. TTA opereert internationaal en staat bekend om zijn snelle service, betrouwbaarheid en een transparante verdeling van opdrachten over servicepartners.

Veel processen binnen TTA verliepen nog handmatig. Pechmeldingen, het aansturen van servicepartners en de verwerking van werkrapporten werden afgehandeld via telefoongesprekken, e-mails en verschillende losse systemen. Daardoor liepen responstijden op, ontstonden knelpunten in de factuurverwerking en werd verdere groei binnen het Europese netwerk bemoeilijkt.

De klant wilde workflows automatiseren, handmatig werk terugdringen en de ervaring van zowel leveranciers als klanten verbeteren. Tegelijkertijd moest de persoonlijke benadering behouden blijven die hun dienstverlening onderscheidt in een competitieve markt.

Naast de operationele transformatie had TTA ook ondersteuning nodig op marketinggebied. Naarmate het bedrijf groeide, waren er professionele promotie- en informatiematerialen nodig om aan klanten te presenteren, plus praktische hulp bij de voorbereiding op het belangrijkste branche-evenement van het jaar.

Onze oplossing

Samen met DooIT, onze implementatiepartner voor Odoo-oplossingen, ontwikkelde WeAreBrain een maatwerksysteem op basis van Odoo. We bouwden verschillende custom modules die naadloos aansluiten op de workflows van TTA. DooIT was verantwoordelijk voor de implementatie van Odoo en samen werken we aan de verdere ontwikkeling en optimalisatie van het systeem.

1. Automatisering van cases en offerteaanvragen
   We ontwikkelden een geautomatiseerd proces voor meldingen aan servicepartners, de afhandeling van acceptaties en statusupdates van cases. Alles verloopt nu volledig digitaal binnen Odoo zonder de handmatige taken die eerder voor vertraging en gaten in de communicatie zorgden.
2. Documentherkenning op maat
   We bouwden een gespecialiseerde applicatie die binnenkomende pdf’s van leveranciers verwerkt met OCR en LLM’s. De app haalt de gegevens eruit en koppelt ze direct aan de juiste aanvragen en facturen, wat handmatige invoer en verwerkingsfouten sterk terugdringt.
3. End-to-end procesoptimalisatie
   Het systeem centraliseert en automatiseert het volledige proces: van de eerste pechmelding en het inschakelen van servicepartners tot de afronding van opdrachten, facturatie en betaling. Zo ontstaat één gestroomlijnde workflow die werkt in meerdere landen en talen.
4. Ondersteuning op marketing en communicatie
   Naast de technische ontwikkeling ondersteunde ons marketingteam TTA in twee fases. In de eerste fase ontwikkelden we verschillende meertalige promotie- en informatiematerialen, waaronder een salespresentatie, onboardingdocumentatie voor klanten en materialen voor klantvoorstellen.

In de tweede fase ondersteunden we TTA bij de voorbereiding op het grootste evenement binnen de truckbranche. We ontwikkelden flyers, nieuwsbrieven en merchandise en versterkten hun zichtbaarheid op social media in aanloop naar het evenement.

Wat deze oplossing innovatief maakt

Het platform brengt de ERP-functionaliteiten van Odoo samen met custom modules en gespecialiseerde AI-oplossingen voor documentverwerking. Opdrachten worden transparant en eerlijk aan leveranciers toegewezen, wat bias en handmatig ingrijpen vermindert, terwijl er ruimte blijft voor menselijk toezicht waar dat nodig is. Het systeem ondersteunt automatisch processen in meerdere landen en talen en groeit mee met de ontwikkeling van het bedrijf.

Het resultaat

Dankzij onze samenwerking met DooIT en de complete Odoo-oplossing heeft TTA de stap gemaakt van handmatige processen naar een geautomatiseerd en schaalbaar platform. Zo blijft de kwaliteit van de dienstverlening gewaarborgd, terwijl processen efficiënter verlopen.

1. Een succesvolle launch
   Het nieuwe systeem ging in september 2025 live. Dit was het resultaat van een vlotte en effectieve samenwerking tussen de custom development experts van WeAreBrain en de uitgebreide Odoo kennis en ervaring van DooIT.
2. Operationele verbeteringen
   De eerste resultaten laten een snellere afhandeling van cases zien, minder handmatig werk en soepelere communicatie met leveranciers binnen het netwerk van TTA in 20 landen.
3. Een fundament voor groei
   Het geautomatiseerde systeem stelt TTA in staat om de Europese dienstverlening uit te breiden zonder een evenredige groei van het administratieve team. Tegelijkertijd blijft de snelheid en betrouwbaarheid van de dienstverlening behouden.
4. Een opvallende aanwezigheid op het evenement
   De truckbeurs was een groot succes voor TTA. Mede dankzij de promotiematerialen en merchandise die we ontwikkelden, trokken ze veel aandacht en keerden ze terug met een waardevolle pipeline aan nieuwe contacten en potentiële klanten.

De oplossing brengt automatisering samen met de persoonlijke aanpak die TTA kenmerkt. Zo ontstaat een efficiëntere dienstverlening, zonder dat de kwaliteit en het persoonlijke contact met klanten en servicepartners verloren gaan.

Technologie achter de oplossing

• Odoo 18 als ERP- en workflowplatform
• Custom modules in Odoo voor het koppelen van servicepartners via GEO-API’s en het verwerken van offerteaanvragen
• Applicatie voor documentherkenning op basis van OCR en LLM’s
• Custom API-integraties met Belfabriek voor geautomatiseerde communicatie met leveranciers