Meer aanmeldingen dankzij een chatbot voor eventmanagement

De uitdaging

Een evenement organiseren is hard werken. Het is net een legpuzzel: je moet alle stukjes op de juiste plek leggen om ervoor te zorgen dat alles vlekkeloos verloopt. Als dat lukt, heb je een geweldig event – maar vaak gaat er ook iets mis. Stel je voor dat je hulp zou krijgen bij het communiceren van je event naar een breed publiek, het beheren van ticketverkoop en het vinden van een geschikte locatie voor het juiste aantal bezoekers. Zou dat het organiseren niet een stuk eenvoudiger maken?

Onze oplossing

WeAreBrain ontwikkelde een innovatieve Event Bot – een krachtige en dynamische oplossing in de vorm van een slimme Facebook Messenger-chatbot. Deze Event Bot helpt bij het organiseren en managen van de gastenlijst, inclusief het bijhouden van aanmeldingen en last-minute afmeldingen.

De bot gaat verder dan alleen registratie: deelnemers kunnen alvast in de feeststemming komen met Spotify-playlists, vooraf een taxi boeken of hun route plannen – zo dragen we ook bij aan een veilig vervoer van en naar het evenement. Gebruikers kunnen zelfs hun eigen feestje organiseren met de Event Bot. Door eenvoudig hun wensen door te geven – van eten en drinken tot decoratie – regelt de bot via de Heineken NOW-service dat de bestelling binnen 30 minuten thuisbezorgd wordt.

Voor hosts biedt de oplossing een efficiënte en gebruiksvriendelijke registratie via een mobiele webapp. Daarnaast geeft een speciaal webportaal, aangedreven door Tur.ai, organisatoren real-time inzicht in de prestaties van hun evenement en locatie.

Het resultaat

Events organiseren was nog nooit zo eenvoudig!

In het eerste jaar vond 50-55% van de evenement registraties plaats via Facebook Messenger, zonder extra promotie van dit kanaal. Bovendien zagen we dat de bezoekers die zich via de chatbot registreerden, ook daadwerkelijk vaker aanwezig waren in vergelijking met registraties via het online formulier.