Kosten verlagen met AI-gestuurde inkoopautomatisering

De uitdaging

Het proces voor nieuwe officiële leveranciersverzoeken was gefragmenteerd en omslachtig. Het omvatte meerdere complexe Excel-formulieren zonder validaties en een proces dat door de aanvrager moest worden aangestuurd, die meestal niet op de hoogte was van alle noodzakelijke stappen. Het gebruik van offline formulieren om leveranciersinformatie te verzamelen veroorzaakte handmatige validatieproblemen en meerdere data-invoeren. Dit inefficiënte en langdurige proces veroorzaakte lage “direct goed” percentages. Bovendien veroorzaakte het niet-begeleide proces lange doorlooptijden en vertraagde leveringen van de producten en diensten waaraan behoefte was.

Onze oplossing

We hebben een intuïtieve werkbot ontwikkeld genaamd Harry die dient als Enterprise Virtual Assistant voor nieuwe en gevestigde HEINEKEN-leveranciers om hen te helpen nieuwe inkooporders sneller en efficiënter te maken. Daarnaast werd een nieuw digitaal bedrijfsproces gecreëerd, dat nu wordt georganiseerd door het systeem. Harry kan elk individueel verzoek volgen en zorgt ervoor dat alle deelnemers door elke stap van het proces worden geleid.

Harry helpt medewerkers elke taak in het proces succesvol uit te voeren, waaronder: het starten van het verzoek, om het verzoek op de meest efficiënte manier te verwerken, het ondersteunen en begeleiden van de leveranciers bij het correct invullen van hun gegevens en het controleren met bronnen zoals DUNS en IBAN, en het helpen van de controllers met de juiste gegevens in het juiste formaat.

We hebben een eSignature-oplossing geïntroduceerd, waardoor tijd en papier wordt bespaard voor leveranciers. Daarnaast heeft Harry het ‘gezicht’ van een chatbot die acteert als een aangepaste, webgebaseerde chatinterface en draait op de bestaande SharePoint en de Active Directory gebruikt om de gebruikers te identificeren. Harry komt met een sympathiek avatarkarakter, dat direct een virtuele collega wordt waarmee iedereen een band kan opbouwen.

Voor sommige van de vereiste stappen hebben we andere gebruikersinterfaces en kanalen gebruikt om de meest optimale gebruikerservaring te bieden, zoals online formulieren, e-mails en een beveiligd webportaal.

Het resultaat

Harry is in 2019 gelanceerd. De business case van totale kostenbesparingsvoordelen die mogelijk worden gemaakt door Harry’s efficiëntie en gebruiksvriendelijke interface zal een jaar na de introductie duidelijk worden. Testen hebben uitgewezen dat er een betere en positievere gebruikerservaring is voor alle deelnemers, snellere afhandeling van het proces en minder fouten.